Pengertian Function Room

A.  Function Room

Function room merupakan salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh hotel untuk berbagai macam keperluan sesuai dengan kebutuhan pemesan / tamu seperti meeting ataupun sebagai tempat untuk melaksanakan pesta yang sering disebut party. Maka dapat didefinisikan bahwa function room adalah suatu ruangan multi fungsi yang biasa digunakan untuk menyelenggarakan rapat (meeting), bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition), perjamuan (function) pada periode dan dengan tujuan tertentu.

B. Jenis-jenis Function Room Dibedakan Menjadi Tiga Yaitu :

• Meeting room, adalah ruang rapat yang memiliki kapasitas yang lebih kecil dengan fasilitas /peralatan yang lebih sederhana serta memerlukan tenaga kerja yang lebih sedikit daripada banquet hall.
• Conference hall, adalah ruangan dengan kapasitas 500-1000 orang dengan fasilitas yang lebih lengkap dan memerlukan tenaga profesional yang lebih banyak.
• Banquet hall, adalah sebuah ruangan yang memiliki interior khusus digunakan untuk acara jamuan.

 C. Jenis-jenis Perjamuan

Perjamuan dilihat dari orang yang melakukan pesanan dibedakan menjadi sebagai berikut :

• Pesanan dilakukan oleh suatu kelompok, pihak yang memesan function room merupakan bagian dari kelompok masyarakat tertentu seperti ikatan profesi, grup musik dll
• Pesanan yang dilakukan oleh pribadi, pihak yang memesan merupaka pribadi/perorangan dengan tujuan penyelenggaraan pribadi seperti promosi, ulang tahun, pernikahan dan perayaan lain yang bersifat pribadi. Jenis function yang dipesan meliputi ballroom/hall dan jamuan cocktail
• Pesanan yang dilakukan oleh usahawan, pihak yang memesan adalah usahawan dengan tujuan memperkenalkan usaha. Jenis  function yang dipesan meliputi konfrensi (nasional/internasional), seminar, presentasi/pameran sebuah produk dan bonus perjalanan. 

Dilihat dari cara penghidangan makanan, perjamuan dibedakan menjadi sebagai berikut :

• Banquet, merupakan bentuk yang paling mewah dari sebuah function. Selain penggunaan ruang dan personel hotel, juga menggunaan peralatan yang banyak adri oprasional hotel.
• Buffet, adalah function yang makananya dihidangkan secara prasmanan.
• Cocktail party adalah function yang dilakukan hanya 1-2 jam saja. Pelaksanaan cocktail party tidak menyediakan meja dan kursi. Hanya beberapa meja yang ditempatkan disudut-sudut ruangan untuk meletakan piring-piring kotor.
• Barbeque, adalah function yang dihidangkan dengan tehnik baker (grill)

Dilihatdari topic sidang , function dibedakan sebagai berikut :

1. Plenary Lecture (sidang pleno, paripurna) yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang pembicara tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta dan tidak ada acara ilmiah lain yang pada saat bersamaan
2. Symposia ( symposium) yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara berkenaan dengan topik-topik poko yang ditentukan oleh panitia.  Beberapa symposium dulakukan bersamaan, maka sering disebut juga pararel symposium.
3. Oral Free Paper (makalah bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada para peserta secara umum untuk menyajikan hasil reset atau pengalaman yang berkaitan dengan topik-topik yang ditentukan panitia.
4. Poster session merupakan makalah bebas yang disajikan lewat poster. Poster session kadang disebut juga scientific exhibition (paper ilmiah)
5. Conference yaitu acara ilmiah yang banyak mengikut sertakan diskusi/tanya jawab yang berhubungan dengan suatu permasalahan/pengembangan.
6. Forum yaitu diskusi yang umumnyadipandu oleh seorang penulis/penyaji
7. Congres yaitu acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congres berdiskusi/tanya jawab. umumnya digunakan untuk menunjuk badan legislatif.

D. Bentuk/Lay Out Ruang Rapat/Seminar 

Layout berkaitan dengan susunan/tata ruang, rancangan. Sebelum menata ruang, biasanya perlu dibuat lay out yang sesuai dengan pesanan. Ada beberapa jenis lay out ruang rapat/seminar diantaranya :

1. U Shape Style 

Model ruangan ini menggunakan green velvet sebagai penutup meja yang dipasang menjuntai kebawah smapai menutup kaki meja. Ditepi luar dipasang kursi sesuai dengan keperluan. Dibagian atas dipasang meja terpisah beserta kursinya (head table) untuk pembicara. Lay out ini sangat cocok untuk rapat dewan atau staf .

2. Class Room Style 

Lay out ini seperti ruang kelas, dimana para peserta duduk di kursi belakang meja.Model ini sering dijumpai pada acara penataran, program diklat dll 

3. V Shape

Penataan dengan v shape dilakukan dibagian depan dipasang lebih dari satu alat peraga, agar semua peserta melihat dengan jelas apa yang dipresentasikan oleh pembica

 4. Y Shape

Bentuk/model ini digunakan untuk acara fashion show yang dikenal dengan istilah cat walk.

5. I Shape

Pengaturan ini tidak menggunakan Head Table.

 6. Teather Style

Model ini hanya dipasang dengan kursi tanpa meja agar dapat menampung lebih banyak peserta. Dibagian depan dipasang meja dengan kursi sebagai Head Table untuk pembicara atau ketua sidang.

7. Hollow Shape

Ini merupakan penataan ruang yang pada bagan tengah dibuat dry garden untuk memperindan dan memberi kesan sejuk pada ruangan, Pada style ini tidak ada head table karena tata letak kursi saling mengikuti.

E. Peralatan dan Perlengkapan Ruang Rapat

a). Meja/Table

*Round Table (meja bundar), berukuran large dengan diameter 2m, berkapasitas antara 6-8 kursi,  medium berdiameter 1,5m kapasitas 5-7 kursi. small dengan diameter 1m berkapasitas 1-5 kursi.
*Half Round Table dapat dipasang pada ujung/tepi kiri dan kanan ujung buffet table atau pada sudut ruangan.
*Executive table, biasanya dipasang dibagian depan untuk pembicara atau pemimpin sidang.
*Long table, meja ini digunakan untuk buffet table atau digunakan didalam ruang rapat.
*Square table.
*Folding table (meja lipat)

b) Chair (Kursi)

*Executive chair
*Stackable chair
*Folding chair (kursi lipat)

c) Dance Floor

d) Podium

e) Gong Set

f) Microphone

* Standing mike
* Table mike
* Delegate mike
* Wireless
* Clip on

g) Flag